Progetti IT con membri del team provenienti dall’India e dalla Germania: ostacoli alla comunicazione e come evitarli

La comunicazione tra le aziende tedesche o europee e i loro partner di outsourcing offshore può essere una sfida a causa delle differenze culturali.
In questo post vogliamo approfondire questo argomento.
Ci concentreremo sugli aspetti specifici della comunicazione tra i membri di un team tedesco o europeo e l’India, basandoci sulle nostre esperienze personali.
Tuttavia, i principi di base possono essere applicati anche ad altre destinazioni di outsourcing.

I pregiudizi e le loro cause

L’outsourcing è un modello di business comune nel mondo globalizzato di oggi, soprattutto nel settore IT.
I clienti traggono indubbiamente vantaggio dai risparmi sui costi, dall’accesso a un pool globale di manodopera qualificata e dalla flessibilità che l’outsourcing può offrire.
D’altra parte, ci sono sfide come le differenze di orario, le barriere linguistiche e i diversi stili di lavoro.

Non a caso, spesso ci sono pregiudizi che portano alla riluttanza dei potenziali clienti dell’outsourcing.
Da oltre quindici anni di esperienza nell’outsourcing, sappiamo che questi pregiudizi non sono infondati, ma hanno le loro radici in progetti difficili o falliti e in esperienze sfavorevoli del passato.

In molti casi, sono state segnalate scadenze non rispettate, requisiti non adeguatamente implementati e continui cambi di processore.
Anche nei nostri progetti, le esperienze non sono state esclusivamente positive.
Tuttavia, i casi riportati da clienti e partner commerciali e i nostri stessi progetti hanno dimostrato che sono stati soprattutto gli ostacoli alla comunicazione a rendere più difficile la collaborazione.
Riconoscerli e prevenirli in anticipo è quindi un aspetto importante per il successo di un progetto di outsourcing.

Sfruttare le differenze culturali come opportunità

Come primo passo, tutte le persone coinvolte dovrebbero essere consapevoli dell’esistenza di differenze culturali.
Sembra una cosa banale, ma è una fonte frequente di errori (“tratto tutti i membri del team allo stesso modo, che altro posso fare?”).
Se ignori queste differenze e non sei in grado o non vuoi adattare la tua comunicazione, rischi di compromettere il successo del progetto.

È importante capire che le differenze culturali non scompaiono semplicemente trattando tutti i membri del team allo stesso modo.
Tuttavia, questo non deve portare alla rassegnazione, ma deve essere visto come una sfida.
Gli ostacoli comunicativi possono essere superati nella maggior parte dei casi e possono addirittura portare a una collaborazione più facile ed efficiente.

L’investimento iniziale di tempo e fatica per identificare e superare le difficoltà di comunicazione può avere un effetto positivo in seguito.
Secondo la nostra esperienza, l’esame intensivo delle differenze culturali e lo sviluppo consapevole di regole di comunicazione all’interno del team di outsourcing possono portare a una comunicazione più facile ed efficiente rispetto a quella che si avrebbe con membri del team provenienti dallo stesso ambiente culturale in loco.
Ciò è dovuto al fatto che l’importanza della comunicazione come fattore di successo può essere stata affrontata solo superficialmente o per nulla in relazione a questi ultimi.

Inoltre, prospettive e approcci diversi in un team globale possono portare a soluzioni innovative che non sarebbero state trovate in un team non eterogeneo.
È quindi importante accettare la sfida e apprezzare le differenze culturali e gli insegnamenti che ne derivano.

Riconoscere e rispettare le differenze

Quando si comunica, è tipicamente umano trarre inizialmente conclusioni sugli altri partendo da noi stessi.
Dopo tutto, il nostro bagaglio di esperienze, le nostre impronte culturali e i nostri ricordi sono il più grande bacino di informazioni sul comportamento umano che abbiamo a disposizione.
E quando incontriamo persone culturalmente simili, questo approccio ha solitamente successo.
Tuttavia, questo approccio raggiunge rapidamente i suoi limiti quando si tratta di comunicare con persone di altre culture.
Esistono differenze anche all’interno della Germania, ad esempio tra i tedeschi del nord e i bavaresi.

Per quanto riguarda l’India, le differenze sono ancora più marcate, in quanto non si tratta di un singolo paese ma di un continente con circa 1,4 miliardi di persone e circa 22 lingue ufficiali ma 180 lingue conosciute con oltre 500 dialetti.
Non sorprende quindi che le aziende tedesche o europee e i loro partner indiani di outsourcing abbiano culture e approcci lavorativi diversi.

Di seguito, vorremmo indicare alcune sfide e possibili soluzioni, senza pretendere di avere un rimedio brevettato, poiché ogni persona è individuale.

Barriere linguistiche e ponti

Lavorare in team multinazionali richiede spesso l’uso dell’inglese come piattaforma di comunicazione comune.
È importante rendersi conto che l’inglese non è la lingua madre di tutti i membri del team e che non per tutti è ugualmente facile esprimersi in questa lingua senza commettere errori.

La sensibilità è necessaria per garantire che tutti si sentano compresi e possano esprimersi liberamente.
Linee guida chiare sulla comunicazione, formazione regolare e promozione di un dialogo aperto possono aiutare a superare le barriere linguistiche.

Gerarchie

Le strutture gerarchiche sono spesso più pronunciate in Germania che in India, dove si privilegia il lavoro di squadra e le gerarchie piatte.
Tuttavia, questo non si può dire in generale: in particolare le aziende statunitensi, che aprono interi uffici in India, a volte creano strutture ancora più gerarchiche.
Non è quindi solo l’origine dei dipendenti a essere determinante, ma anche le loro precedenti posizioni professionali.

Quando si integrano membri del team provenienti dall’India, è consigliabile evitare di creare infinite strutture gerarchiche, direttive e di reporting.
È più promettente promuovere la cooperazione all’interno del team e la motivazione dei membri del team, per cui le strutture gerarchiche dovrebbero essere limitate allo stretto necessario.

Livello relazionale e fattuale

I dipendenti indiani amano mantenere un approccio orientato alle relazioni, anche in ambito professionale.
Al contrario, molti dipendenti tedeschi sono molto orientati ai fatti e vogliono lasciare gli aspetti personali fuori dalla loro vita professionale.

Per citare alcuni esempi eclatanti: In India è molto più comune che in Germania che diversi membri di una famiglia gestiscano insieme una (piccola) attività o che i parenti lavorino deliberatamente per lo stesso datore di lavoro.
Anche celebrare le varie festività e usanze (religiose) insieme in ufficio o con i colleghi di lavoro non è niente di speciale in India, mentre è piuttosto raro in Germania (a parte l’obbligatoria festa di Natale).

È consigliabile che i dipendenti tedeschi non siano troppo riservati nei confronti dei membri del team con origini indiane, se possibile, e che mostrino un interesse genuino per le condizioni di vita dell’altro gruppo.
In India, una richiesta di informazioni sul benessere della famiglia viene solitamente accolta positivamente e riceve una risposta autentica.

Creare consapevolmente una cultura del feedback

La cultura del feedback in relazione alle mansioni lavorative deve essere progettata consapevolmente tenendo conto delle differenze a livello relazionale e fattuale.
Ci saranno situazioni in cui qualcosa non ha funzionato come previsto o un membro del team ha commesso un errore.

È noto che i dipendenti indiani preferiscono tenere per sé i feedback critici per non mettere a repentaglio il rapporto personale.
I membri tedeschi o europei del team possono svolgere un ruolo importante in questo senso, impegnandosi e dando esempio di una cultura del feedback aperta.

Se è necessario che un membro del team con un background culturale tedesco dia un feedback critico a un membro del team indiano, occorre adottare un approccio cauto.
Non si tratta di adattarsi completamente alla cultura, cioè non bisogna mai mettere in discussione il “se” del feedback, ma piuttosto il “come”.
A nostro avviso, è importante dare un feedback in modo mirato e concreto e far capire che la persona è ancora apprezzata e rispettata.
È sfavorevole, ad esempio, alzare la voce o mettere in dubbio le capacità di una persona.

Un modo di lavorare autodeterminato: Maledizione o benedizione?

La cultura del lavoro in Germania e in Europa, soprattutto dopo la diffusione del concetto di “Nuovo Lavoro”, è talvolta molto diversa dalle abitudini dei dipendenti in India.
È importante ricordare che il grado di iniziativa dipende fortemente dai tratti caratteriali individuali.

In India, i nostri dipendenti hanno spesso riferito che il lavoro indipendente non era necessariamente incoraggiato nei lavori precedenti.
I dipendenti con questa storia professionale si aspettano spesso che vengano assegnati compiti chiari e possono sentirsi smarriti se non seguono altri compiti.

Si può ovviare a questo problema affidando ai dipendenti la possibilità di lavorare su compiti più ampi in modo indipendente e di suddividerli in modo sensato.
Il feedback e il supporto sono particolarmente importanti all’inizio, quando i dipendenti vengono gradualmente introdotti a un modo di lavorare più autodeterminato.

Alla fine

Una cooperazione rispettosa basata sulla fiducia e sulla comprensione può costituire la base del successo di un team multinazionale.
È importante rispettare le differenze culturali esistenti e vederle come un’opportunità per imparare l’uno dall’altro.
È importante affrontare e chiarire attivamente questi pregiudizi in modo che non ostacolino la cooperazione da entrambe le parti.
Evitare gli stereotipi ed enfatizzare le capacità individuali di ogni membro del team aiuta a creare una dinamica di squadra positiva.

Ci auguriamo che questo blog post aiuti a chiarire le differenze culturali nella collaborazione tra team multinazionali.
Non si tratta di un resoconto esaustivo e ci riserviamo il diritto di ampliare l’articolo di volta in volta, sulla base di ulteriori esperienze rilevanti che faremo nel nostro entusiasmante viaggio con BiKollegen e Omnics Technologies.
Tutti i lettori interessati sono inoltre invitati a inviarci le loro esperienze e i loro insegnamenti sull’outsourcing IT, in modo da poterli includere nella nostra discussione sull’argomento.