Hvordan IT-outsourcing fungerer: Fem spørsmål til Florian Apel, medgrunnlegger av BitKollegen GmbH og Omnics Technologies Pvt.
Hvordan fungerer egentlig IT-outsourcing?
Hva er viktig, og hva er utfordringene?
Mange bedrifter som ennå ikke har jobbet med IT-outsourcing, har spørsmål om selve gjennomføringen.
Vi stilte Florian Apel noen spørsmål om temaet for å belyse dette og for å motvirke vanlige fordommer om IT-outsourcing til en offshoredestinasjon.
Florian er spesialist på IT-outsourcing og medgrunnlegger av selskapene BitKollegen GmbH og Omnics Technologies Pvt. Limited.
Florian, hvor lenge har du jobbet profesjonelt med outsourcing av IT?
Hvilke destinasjoner har du jobbet med?
Hvilke forskjeller har du lagt merke til?
Jeg begynte å bruke IT-outsourcing aktivt for rundt 15 år siden.
Jeg har opparbeidet meg erfaring både i offshore- og nearshore-sektoren.
Jeg har blant annet jobbet med tjenesteleverandører og frilansere fra Tyrkia, Kina, Vietnam, Sør-Amerika, India, Polen, Romania og Hviterussland.
Jeg har ikke hatt noen erfaring fra Afrika ennå, men det er et spennende nytt marked på vei opp der som jeg også gjerne vil ta en titt på.
Slik jeg ser det, er det mange forskjeller, som jeg bare kan oppsummere nå.
Generelt kan man si at nearshore-ansatte som regel er nærmere oss kulturelt sett.
På grunn av dette fungerer kommunikasjonen bedre, det er enklere å komme inn i arbeidsflyten og det er lettere å komme i gang med arbeidet.
Kostnadene i nearshore-området er imidlertid rundt 30-50 % høyere enn i offshore-området.
Språk er også en svært viktig faktor.
Gode engelsk- eller tyskkunnskaper er selvfølgelig først og fremst individuelt for den ansatte.
Min erfaring er imidlertid at det gjennomsnittlige språknivået på de ulike outsourcingsdestinasjonene noen ganger er svært høyt og andre ganger ikke så høyt.
Min erfaring er at det er spesielt vanskelig med engelskkunnskaper i Sør-Amerika; disse landene er mer egnet for outsourcing til spansk- eller portugisisktalende Europa.
I India, der vi for tiden er aktive med BitColleagues og Omnics, er engelsk til og med det offisielle språket, og rettsmøter og korrespondanse med myndighetene foregår vanligvis på engelsk.
Kommunikasjon med ansatte fra India er derfor ikke noe problem når det gjelder språk.
Nå er det kanskje mange som protesterer: Men aksenten!
Av egen erfaring kan jeg imidlertid si at man venner seg til aksenten i løpet av noen dager.
I tillegg er det selvsagt en rekke forskjeller i kommunikasjon og tillærte arbeidsmåter.
Asiatiske land er for eksempel kulturelt sett mer uforpliktende, noe som kan føre til ulike forventninger mellom kunder og outsourcingsansatte.
Dette er for øvrig et viktig utgangspunkt for vår kulturcoaching, som er svært viktig for oss i BitKollegen og Omnics, og som bør finne sted helt i begynnelsen av outsourcingsprosessen.
Det bør absolutt investeres tilstrekkelig med tid i dette for å sikre at outsourcingen blir en langsiktig suksess og ikke bare en døgnflue.
Vi tilbyr for øvrig ikke bare slik opplæring til ansatte på outsourcingsdestinasjonen for å forberede dem på det europeiske eller amerikanske markedet, vi anbefaler det også til våre kunder eller de i kundens selskap som skal jobbe med de nye teammedlemmene i fremtiden.
Hvilke ulike outsourcingsmodeller finnes det?
Til hvilken bruk eller hvilke typer prosjekter er IT-outsourcing spesielt egnet?
Når det gjelder nettbasert programvareutvikling, vil jeg dele outsourcing inn i to kategorier når det gjelder kompleksitet.
- Outsourcing av frontend-utvikling: Jeg anbefaler dette alternativet til selskaper som gjør sine første erfaringer med IT-outsourcing.
Kompleksiteten er lav, og integreringen i det eksisterende teamet i Tyskland er enkel. - Outsourcing av backend- og frontend-utvikling: Etter min mening er denne formen for IT-outsourcing svært kompleks og krever mye kommunikasjon og prosjektledelse fra Tyskland.
Jeg vil kun anbefale dette alternativet til selskaper som allerede har erfaring med IT-outsourcing.
Hvilke ressurser trenger bedrifter som vurderer outsourcing av IT?
Dette er faktisk det første og viktigste spørsmålet du bør stille deg i starten av en outsourcingsprosess: Har selskapet de nødvendige ressursene til å koordinere de outsourcende medarbeiderne og deres oppgaver i prosjektet?
Først og fremst må kunden ha IT-eksperter som kan koordinere prosjektet/prosjektene på en pålitelig måte og også vurdere kvaliteten på det arbeidet som utføres.
I tillegg må kunden ha klare mål og krav, og de må kommunisere tydelig slik at også partneren kan oppfylle forventningene.
Også her støtter vi kundene våre, spesielt de som gjør sine første erfaringer med IT-outsourcing, med våre konsulenttjenester.
Når det gjelder frontend-utvikling, kan prosjektledelse på kundesiden fra Tyskland også støtte outsourcingsteamet.
Etter min mening krever backend- og frontend-utvikling alltid en ekstra backend-utvikler med sterke kommunikasjonsevner på kundesiden i teamet, som noen ganger til og med blir utplassert som prosjektleder.
En produkteier med god teknisk forståelse kan imidlertid også være i stand til å gjøre dette.
Når en kunde har bestilt outsourcing av IT-tjenester: Hva er de vanlige trinnene i prosessen for å sette opp et passende oppsett?
Det første trinnet er selvfølgelig å ha egnet personale tilgjengelig.
Enten har vi allerede egnede spesialister i teamet vårt, eller så blir stillingen utlyst.
Hvis det er nødvendig med en utlysning, legger vi vanligvis ut en stillingsannonse på flere nettportaler som spesialiserer seg på det indiske markedet for IT-fagfolk.
Vanligvis søker 300-500 fagfolk på en ledig stilling hos oss.
Vi har etablert en utvelgelsesprosess i fem trinn for å sile ut søknadene.
Først bruker vi AI-støtte for å filtrere ut de søkerne som har de nødvendige ferdighetene.
De gjenværende kandidatene blir sjekket for konsistens, inkludert en omfattende bakgrunnssjekk.
Etter dette trinnet står det vanligvis igjen rundt 10 % av søkerne, som deretter blir vurdert manuelt av våre mer erfarne lokale seniorutviklere.
Deretter følger den første tekniske søkerrunden med seniorutviklerne.
Her programmerer søkerne live og løser små problemer.
Her er for øvrig ikke målet å løse oppgavene så raskt som mulig, men å sjekke om søkerne har en kreativ tilnærming til løsningene.
Et lite assessment-senter, med andre ord.
De som gjør det bra i den tekniske runden, får et nytt intervju, vanligvis med en av grunnleggerne, der de viktigste nøkkelpunktene i ansettelsesforholdet blir diskutert.
I den siste runden har den favoriserte søkeren et avsluttende intervju med en av grunnleggerne fra Tyskland, som i hovedsak dreier seg om det kulturelle aspektet, det vil si spørsmålet om hvorvidt denne medarbeideren passer inn i et team i et europeisk selskap.
Her kreves det fingerspitzgefühl, og det er ikke alle kulturforskjeller som betyr at det ikke er mulig å samarbeide.
Når medarbeideren eller outsourcingsteamet er på plass, er det nødvendig med flere viktige trinn.
Disse foregår i hovedsak internt hos kunden.
Ved behov tilbyr vi også støtte her.
For bare å nevne noen få viktige punkter:
- Velg egnede kommunikasjonsverktøy (chat, videokonferanser, spesielle kommunikasjonsapper som Slack, Teams), og ta en bevisst beslutning om å bruke dem konsekvent.
- Sette opp et fungerende billetthåndteringssystem i et prosjektstyringsverktøy for å levere oppgavene til outsourcingspartneren.
- Utarbeidelse av retningslinjer for programmering og dokumentasjon.
Når man først har blitt enige om slike felles standarder, bør de følges på lang sikt. - Eventuelt etablering av testsystemer som egner seg for tredjeland med anonymiserte databaser for utvikling.
- Kulturell coaching, om mulig på begge sider.
Generelt sett er det ingenting som står i veien for en vellykket IT-outsourcing hvis du forbereder deg nøye og har strukturerte prosesser og tydelig kommunikasjon på plass!
Hva er typiske problemer og utfordringer ved IT-outsourcing generelt, og hvilke løsningsstrategier egner seg?
For outsourcingleverandøren er hovedutfordringen å kunne tilby høyt kvalifisert, kulturelt opplært personale med gode kommunikasjonsevner.
Hvis partneren for eksempel
Hvis partneren ikke klarer å skape et homogent arbeidsmiljø eller ikke har et godt lønnsnivå, vil det uunngåelig bli stor utskiftning av personalet og tap av kompetanse.
Derfor råder jeg kunder som undersøker muligheten for IT-outsourcing og ser på ulike leverandører, til å finne ut om utviklerne på outsourcingsdestinasjonen har et godt arbeidsmiljø.
Finnes det bilder av kontorene på stedet?
Her bør partneren være transparent!
Endelig kan outsourcing også innebære en viss risiko når det gjelder sikkerhet og databeskyttelse.
Sørg for at partneren har egnede sikkerhets- og databeskyttelsestiltak på plass, og integrer disse i kontraktene.
Det kan også oppstå andre problemer under outsourcingsprosessen som kan sette prosjektets suksess i fare.
Mangelfull eller uegnet kommunikasjon er et vanlig problem.
Det samme gjelder krav og forventninger som ikke er tydelig formulert.
Dette fører ofte til misforståelser og feiltolkninger.
Kundene bør forebygge dette ved å etablere tydelige kommunikasjonskanaler, definere kravene klart og tydelig og involvere medarbeiderne i teamet, for eksempel ved at de regelmessig deltar i rutinemøter som Weekly eller Daily.
Til syvende og sist kan imidlertid alle disse utfordringene løses hvis outsourcingsprosessen fra starten av angripes på en strukturert og kultursensitiv måte, og hvis man ikke kaster håndkleet i ringen med en gang, men i stedet jobber sammen for å finne en løsning.
Vi ser også på oss selv som en pålitelig partner ved kundens side under den pågående outsourcingsprosessen, som alltid kan falle tilbake på vår kulturelle coaching og rådgivning ved behov.
