Hoe IT-uitbesteding werkt: Vijf vragen aan Florian Apel, medeoprichter van BitKollegen GmbH en Omnics Technologies Pvt. Limited

Hoe werkt IT-outsourcing eigenlijk?
Wat is belangrijk en wat zijn de uitdagingen?
Veel bedrijven die nog niet met IT-outsourcing te maken hebben gehad, hebben vragen over de daadwerkelijke implementatie.
We stelden Florian Apel een paar vragen over het onderwerp om hier wat licht op te werpen en veelvoorkomende vooroordelen over IT-outsourcing in een offshore-bestemming te weerleggen.
Florian is een IT-outsourcing specialist en medeoprichter van onze bedrijven BitKollegen GmbH en Omnics Technologies Pvt. Limited.

Florian, hoe lang ben je al professioneel betrokken bij IT-outsourcing?
Met welke bestemmingen heb je gewerkt?
Welke verschillen zijn je opgevallen?

Ongeveer 15 jaar geleden begon ik actief gebruik te maken van IT-outsourcing.
Ik heb ervaring opgedaan in zowel de offshore als nearshore sector.
Ik heb onder andere gewerkt met dienstverleners en freelancers uit Turkije, China, Vietnam, Zuid-Amerika, India, Polen, Roemenië en Wit-Rusland.
Ik heb nog geen ervaring opgedaan in Afrika, maar daar is een spannende nieuwe markt in opkomst die ik ook graag zou willen bekijken.
Vanuit mijn oogpunt zijn er veel verschillen, die ik nu alleen maar kan samenvatten.
Over het algemeen kun je zeggen dat nearshore medewerkers cultureel gezien dichter bij ons staan.
Hierdoor werkt de communicatie beter, is onboarding eenvoudiger en is het makkelijker om in de flow van het werk te komen.
De kosten in het nearshore gebied liggen echter ongeveer 30% tot 50% hoger dan in het offshore gebied.
Taal is ook een zeer belangrijke factor.
Een goede beheersing van Engels of zelfs Duits is natuurlijk in de eerste plaats individueel voor de werknemer.
Mijn ervaring is echter dat het gemiddelde taalniveau in de verschillende outsourcingbestemmingen soms erg hoog is en soms niet zo hoog.
In mijn ervaring is het vooral moeilijk met Engelse vaardigheden in Zuid-Amerika; deze landen zijn meer geschikt voor outsourcing naar Spaans- of Portugeessprekend Europa.
In India, waar we momenteel actief zijn met BitColleagues en Omnics, is Engels zelfs de officiële taal en worden rechtszittingen en correspondentie met autoriteiten meestal in het Engels gevoerd.
Communicatie met medewerkers uit India is qua taal dan ook geen probleem.
Veel mensen zullen nu misschien bezwaar maken: Maar het accent!
Uit eigen ervaring kan ik echter zeggen dat je binnen een paar dagen aan het accent went.
Daarnaast zijn er natuurlijk een aantal verschillen in communicatie en aangeleerde manieren van werken.
Aziatische landen zijn bijvoorbeeld cultureel meer vrijblijvend, wat kan leiden tot verschillende verwachtingen tussen klanten en uitbestedende medewerkers.
Dit is overigens een belangrijk uitgangspunt voor onze cultuurcoaching, die bij BitKollegen en Omnics hoog in het vaandel staat en al aan het begin van het outsourcingstraject moet plaatsvinden.
Hier moet zeker voldoende tijd in geïnvesteerd worden om ervoor te zorgen dat outsourcing een succes wordt voor de lange termijn en geen losse flodder blijft.
Overigens bieden we dergelijke coaching niet alleen aan voor medewerkers in de outsourcingbestemming om ze voor te bereiden op de Europese of Amerikaanse markt, we raden het ook aan bij onze klanten of de mensen in het bedrijf van de klant die in de toekomst met hun nieuwe teamleden zullen werken.

Welke verschillende outsourcingmodellen zijn er?
Voor welk gebruik of welk type projecten is IT-outsourcing bijzonder geschikt?

Bij de ontwikkeling van webgebaseerde software zou ik uitbesteding qua complexiteit in twee categorieën verdelen.

1. Front-end ontwikkeling uitbesteden: ik raad deze optie aan voor bedrijven die hun eerste ervaringen met IT-uitbesteding opdoen.
   De complexiteit is laag en de integratie in het bestaande team in Duitsland is eenvoudig.
2. Backend- en frontendontwikkeling uitbesteden: Naar mijn mening is deze vorm van IT-uitbesteding erg complex en vereist het veel communicatie en projectmanagement vanuit Duitsland.
   Ik zou deze optie alleen aanraden aan bedrijven die al ervaring hebben met IT-outsourcing.

Welke middelen hebben bedrijven nodig die IT-outsourcing overwegen?

Dit is eigenlijk de eerste en belangrijkste vraag die je jezelf aan het begin van een outsourcingproces moet stellen: Beschikt het bedrijf over de nodige middelen om de outsourcingmedewerkers en hun taken in het project te coördineren?
Eerst en vooral moet de klant beschikken over IT-experts die het project of de projecten op een betrouwbare manier kunnen coördineren en ook de kwaliteit van het uitgevoerde werk kunnen beoordelen.
Daarnaast heeft de klant duidelijke doelstellingen en eisen nodig en moet hij ernaar streven om duidelijk te communiceren, zodat de partner ook aan de verwachtingen kan voldoen.
Ook hier ondersteunen we onze klanten, vooral degenen die voor het eerst ervaring opdoen met IT-outsourcing, met onze adviesdiensten.
Voor front-end ontwikkeling kan projectmanagement aan de kant van de klant vanuit Duitsland ook het outsourcingteam ondersteunen.
Naar mijn mening vereist back-end en front-end ontwikkeling altijd een extra back-end ontwikkelaar met sterke communicatieve vaardigheden aan de klantzijde in het team, die soms zelfs wordt ingezet als projectmanager.
Een product owner met een goed technisch inzicht kan dit echter ook doen.

Wanneer een klant IT-outsourcingdiensten heeft geboekt: Wat zijn de gebruikelijke processtappen om een geschikte setup op te zetten?

De eerste stap is natuurlijk om geschikt personeel beschikbaar te hebben.
Of we hebben al geschikte specialisten in ons team of de positie wordt geadverteerd.
Als een advertentie nodig is, plaatsen we meestal een vacature op verschillende online portalen die gespecialiseerd zijn in de Indiase markt voor IT-professionals.
Doorgaans solliciteren 300-500 professionals naar een openstaande functie bij ons.
We hebben een selectieproces in vijf fasen opgezet om de sollicitaties te screenen.
Eerst gebruiken we AI-ondersteuning om de sollicitanten met de vereiste vaardigheden eruit te filteren.
De resterende kandidaten worden gecontroleerd op consistentie, inclusief een uitgebreide achtergrondcontrole.
Meestal blijft er na deze stap ongeveer 10% van de sollicitanten over, die vervolgens handmatig worden gescreend door onze meer ervaren lokale senior ontwikkelaars.
Dan volgt de eerste technische sollicitantenronde met de senior ontwikkelaars.
Hier programmeren de sollicitanten live en lossen ze kleine problemen op.
Het doel is hier overigens niet om de taken zo snel mogelijk af te ronden, maar om te controleren of de sollicitanten oplossingen creatief benaderen.
Een klein assessment, met andere woorden.
Degenen die goed scoren in de technische ronde hebben een tweede gesprek, meestal met een van de oprichters, waarin de belangrijkste kernpunten van de arbeidsrelatie worden besproken.
In de laatste ronde heeft de bevoorrechte sollicitant een laatste gesprek met een van de oprichters uit Duitsland, dat voornamelijk draait om het culturele aspect, d.w.z. de vraag of deze werknemer geschikt is om in een team van een Europees bedrijf te passen.
Hier is een zeker instinct vereist, en niet elk cultuurverschil betekent dat er geen kans is om samen te werken.
Zodra de werknemer of het outsourcingteam is gevonden, zijn verdere belangrijke stappen nodig.
Deze vinden voornamelijk intern plaats bij de klant.
Indien nodig bieden we ook hier ondersteuning.
Om maar een paar belangrijke punten te noemen:

• Selecteer geschikte communicatiemiddelen (chat, videoconferenties, speciale communicatie-apps zoals Slack, Teams) en kies er bewust voor om ze consequent te gebruiken.
• Het opzetten van een functionerend ticketbeheersysteem in een projectbeheertool om de taken voor de outsourcingpartner te verzorgen.
• Formulering van programmeringsrichtlijnen en richtlijnen voor documentatie.
  Als dergelijke gemeenschappelijke standaarden eenmaal zijn overeengekomen, moeten ze op de lange termijn worden nageleefd.
• Mogelijk testsystemen opzetten die geschikt zijn voor derde landen met geanonimiseerde databases voor ontwikkeling.
• Culturele coaching, indien mogelijk aan beide kanten.

Over het algemeen geldt: als je je goed voorbereidt en beschikt over gestructureerde processen en duidelijke communicatie, staat niets een succesvolle IT-outsourcing in de weg!

Wat zijn typische problemen en uitdagingen bij IT-outsourcing in het algemeen en welke oplossingsstrategieën zijn geschikt?

Van de kant van de outsourcingprovider is de grootste uitdaging om consistent hooggekwalificeerd, cultureel opgeleid personeel met sterke communicatievaardigheden te kunnen aanbieden.
Bijvoorbeeld als de partner
Als de partner er niet in slaagt om een homogene werkomgeving te creëren of geen goed salarisniveau heeft, zal er onvermijdelijk veel personeelsverloop en verlies van expertise zijn.
Daarom adviseer ik klanten die de mogelijkheid van IT-outsourcing onderzoeken en verschillende aanbieders bekijken om uit te zoeken of de ontwikkelaars in de outsourcingbestemming een goede werkomgeving hebben.
Zijn er foto’s van de kantoren op locatie?
De partner moet hier transparant zijn!
Tot slot kan outsourcing ook bepaalde risico’s met zich meebrengen op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming.
Zorg ervoor dat de partner over geschikte beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen beschikt en neem deze op in de contracten.
Tijdens het uitbestedingsproces kunnen zich nog andere problemen voordoen die het succes van het project in gevaar kunnen brengen.
Gebrekkige of ongeschikte communicatie is een veel voorkomend probleem.
Hetzelfde geldt voor eisen en verwachtingen die niet duidelijk geformuleerd zijn.
Dit leidt vaak tot misverstanden en verkeerde interpretaties.
Klanten moeten dit voorkomen door duidelijke communicatiekanalen op te zetten, eisen duidelijk te definiëren en medewerkers bij het team te betrekken, bijvoorbeeld door hun regelmatige deelname aan routinevergaderingen zoals de wekelijkse of dagelijkse.
Uiteindelijk kunnen al deze uitdagingen echter worden opgelost als het outsourcingproces vanaf het begin op een gestructureerde en cultuurgevoelige manier wordt benaderd en als moeilijkheden niet meteen de handdoek in de ring worden gegooid, maar in plaats daarvan samen naar een oplossing wordt gezocht.
We zien onszelf ook als een betrouwbare partner aan de zijde van onze klant tijdens het lopende outsourcingproces, die altijd kan terugvallen op onze culturele coaching en consulting als dat nodig is.