Kostenmanagement: Ein wesentlicher Faktor im IT-Projektmanagement

In der IT-Branche bestimmen ständig wechselnde Trends und Innovationen das durchaus komplexe „Tagesgeschäft“. Eine der größten Herausforderungen im IT-Projektmanagement ist daher das Kostenmanagement als essenzielles Tool zur effektiven Planung und Kontrolle der Projektausgaben.

Kostenmanagement in 3 Schritten

1. Zuerst muss ein Budget erstellt werden. Dies erfordert die genaue Analyse aller erwarteten Ausgaben, die mit dem IT-Projekt verbunden sind. Dazu gehören Gehälter, Software-Lizenzen, Hardware, Schulungen, Beratung und alle anderen für den Erfolg des Projekts notwendigen Ausgaben. Es ist unerlässlich, genaue Schätzungen für diese Ausgaben zu erstellen. Nur so schafft man eine solide Grundlage für das Kostenmanagement.
2. Ist das Budget festgelegt, folgt die Kostenschätzung. Für maximale Genauigkeit muss diese auf möglichst soliden Daten und Analysen aufbauen. Hierbei können verschiedene Techniken eingesetzt werden, wie zum Beispiel die parametrische Schätzung, bei der statistische Methoden zur Ermittlung der wahrscheinlichen Kosten verwendet werden. Bei der Bottom-up-Schätzung werden die Kosten dagegen für jedes einzelne Arbeitspaket im Detail analysiert und summiert.
3. Im Rahmen der Kostenverfolgung findet die regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Projektausgaben statt. Damit wird sichergestellt, dass diese im Budget liegen. Dabei unterstützt häufig eine Projektmanagement-Software, die alle Ausgaben in Echtzeit verfolgt und überwacht.

Herausforderungen im Kostenmanagement

Aber selbst mit den besten Planungs- und Kontrollmechanismen können unerwartete Kosten auftreten. Entwickeln Sie deshalb unbedingt eine Risikomanagementstrategie, die unvorhergesehene Ausgaben berücksichtigt. Integrieren Sie dafür zum Beispiel die Bildung einer Reserve für unerwartete Kosten oder die Aufnahme von Risikomanagementaktivitäten in den Projektplan.

Eine andere besondere Herausforderung im Kostenmanagement im IT-Projektmanagement sind diverse „weiche“ Kosten“, die nicht direkt quantifiziert werden können. Beispiele hierfür sind die Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Auswirkungen von Verzögerungen auf die Produktivität oder die Kosten für die Behebung von Fehlern. Auch diese Kosten müssen Sie im Auge behalten und sie in die Kostenmanagementstrategie miteinbeziehen.

Kostenmanagement mit Schlüsselrolle im IT-Projektmanagement

Damit Projekte ihre Ziele erreichen, ohne den festgelegten Kostenrahmen zu sprengen, bedarf einer effektiven Budgetierung, einer realistischen Kostenschätzung, einer verlässlichen Kostenverfolgung und eines funktionierenden Risikomanagements. Dann bietet ein wirksames Kostenmanagement die Möglichkeit, Einsparungen zu identifizieren und so die Rentabilität des Projekts zu steigern.

Summa summarum: Das Kostenmanagement im IT-Projektmanagement ist komplex, aber unerlässlich. Es erfordert eine sorgfältige Planung, regelmäßige Überprüfung und Kontrolle sowie die Fähigkeit, auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Mit einem soliden Verständnis für das Kostenmanagement und dem Einsatz geeigneter Tools und Techniken kann jedes IT-Projekt zum Erfolg geführt werden.