Come funziona l’outsourcing IT: cinque domande a Florian Apel, cofondatore di BitKollegen GmbH e Omnics Technologies Pvt. Limited

Come funziona l’outsourcing IT?
Cosa è importante e quali sono le sfide?
Molte aziende che non hanno ancora avuto a che fare con l’outsourcing IT si pongono domande sull’effettiva implementazione.
Abbiamo posto a Florian Apel alcune domande sull’argomento per fare chiarezza e per contrastare i pregiudizi comuni sull’outsourcing IT in una destinazione offshore.
Florian è uno specialista di outsourcing IT e co-fondatore delle nostre società BitKollegen GmbH e Omnics Technologies Pvt. Limited.

Florian, da quanto tempo ti occupi professionalmente di outsourcing IT?
Con quali destinazioni hai lavorato?
Quali differenze hai notato?

Ho iniziato a utilizzare attivamente l’outsourcing IT circa 15 anni fa.
Ho potuto fare esperienza sia nel settore offshore che in quello nearshore.
Tra gli altri, ho lavorato con fornitori di servizi e freelance provenienti da Turchia, Cina, Vietnam, Sud America, India, Polonia, Romania e Bielorussia.
Non ho ancora avuto esperienze in Africa, ma sta emergendo un nuovo ed entusiasmante mercato a cui vorrei dare un’occhiata.
Dal mio punto di vista, ci sono molte differenze che posso solo riassumere ora.
In generale, si può dire che i dipendenti nearshore sono generalmente più vicini a noi dal punto di vista culturale.
Per questo motivo, la comunicazione funziona meglio, l’onboarding è più semplice ed è più facile entrare nel flusso di lavoro.
Tuttavia, i costi nell’area nearshore sono più alti del 30%-50% rispetto all’area offshore.
Anche la lingua è un fattore molto importante.
Una buona padronanza dell’inglese o del tedesco è, ovviamente, prima di tutto individuale per il dipendente.
Tuttavia, secondo la mia esperienza, il livello linguistico medio nelle varie destinazioni di outsourcing è a volte molto alto e a volte meno.
Secondo la mia esperienza, la conoscenza dell’inglese è particolarmente difficile in Sud America; questi paesi sono più adatti all’outsourcing verso l’Europa di lingua spagnola o portoghese.
In India, dove siamo attualmente attivi con BitColleagues e Omnics, l’inglese è addirittura la lingua ufficiale e le udienze in tribunale e la corrispondenza con le autorità sono solitamente condotte in inglese.
La comunicazione con i dipendenti indiani non è quindi un problema in termini di lingua.
Molti potrebbero obiettare: Ma l’accento!
In base alla mia esperienza personale, però, posso dire che ci si abitua all’accento nel giro di pochi giorni.
Inoltre, ci sono ovviamente una serie di differenze nella comunicazione e nei modi di lavorare appresi.
I paesi asiatici, ad esempio, sono culturalmente più poco impegnativi, il che può comportare aspettative diverse tra i clienti e i dipendenti dell’outsourcing.
Tra l’altro, questo è un importante punto di partenza per il nostro coaching culturale, che per noi di BitKollegen e Omnics è molto importante e dovrebbe avvenire fin dall’inizio del processo di outsourcing.
È necessario investire tempo sufficiente in questo processo per garantire che l’esternalizzazione sia un successo a lungo termine e non rimanga un’operazione di facciata.
Tra l’altro, non ci limitiamo a fornire questo tipo di coaching ai dipendenti del paese di destinazione dell’outsourcing per prepararli al mercato europeo o statunitense, ma lo consigliamo anche ai nostri clienti o alle persone dell’azienda del cliente che lavoreranno con i nuovi membri del team in futuro.

Quali sono i diversi modelli di outsourcing?
Per quali usi o per quali tipi di progetti l’outsourcing IT è particolarmente adatto?

Nello sviluppo di software basato sul web, dividerei l’outsourcing in due categorie in termini di complessità.

1. Esternalizzazione dello sviluppo front-end: consiglio questa opzione alle aziende che stanno facendo le prime esperienze con l’outsourcing IT.
   La complessità è bassa e l’integrazione nel team esistente in Germania è semplice.
2. Esternalizzare lo sviluppo di backend e frontend: a mio parere, questa forma di esternalizzazione dell’IT è molto complessa e richiede una grande comunicazione e gestione del progetto da parte della Germania.
   Consiglierei questa opzione solo alle aziende che hanno già esperienza di outsourcing IT.

Di quali risorse hanno bisogno le aziende che stanno valutando l’outsourcing IT?

Questa è la prima e più importante domanda da porsi all’inizio di un processo di outsourcing: L’azienda dispone delle risorse necessarie per coordinare i dipendenti in outsourcing e i loro compiti nel progetto?
Innanzitutto, il cliente deve disporre di esperti IT in grado di coordinare in modo affidabile i progetti e di valutare la qualità del lavoro svolto.
Inoltre, il cliente deve avere obiettivi e requisiti chiari e deve sforzarsi di comunicare con chiarezza in modo che anche il partner possa soddisfare le aspettative.
Anche in questo caso, supportiamo i nostri clienti, soprattutto quelli che stanno facendo la loro prima esperienza con l’outsourcing IT, con i nostri servizi di consulenza.
Per lo sviluppo front-end, la gestione del progetto da parte del cliente dalla Germania può anche supportare il team di outsourcing.
A mio parere, lo sviluppo back-end e front-end richiede sempre la presenza nel team di un ulteriore sviluppatore back-end con forti capacità di comunicazione da parte del cliente, che a volte viene anche impiegato come project manager.
Tuttavia, anche un product owner con una buona conoscenza tecnica può essere in grado di farlo.

Quando un cliente ha prenotato dei servizi di outsourcing IT: Quali sono le normali fasi del processo per impostare una configurazione adeguata?

Il primo passo, ovviamente, è quello di avere a disposizione il personale adatto.
O abbiamo già degli specialisti adatti nel nostro team o la posizione viene pubblicizzata.
Se è necessaria una pubblicità, di solito pubblichiamo un annuncio di lavoro su diversi portali online specializzati nel mercato indiano dei professionisti IT.
In genere, 300-500 professionisti si candidano per una posizione aperta presso di noi.
Abbiamo stabilito un processo di selezione in cinque fasi per vagliare le candidature.
In primo luogo, utilizziamo il supporto dell’intelligenza artificiale per filtrare i candidati che hanno le competenze richieste.
I candidati rimanenti vengono sottoposti a un controllo di coerenza, che include un’approfondita verifica del background.
In genere, dopo questa fase rimane circa il 10% dei candidati, che vengono poi vagliati manualmente dai nostri sviluppatori senior locali più esperti.
Poi c’è il primo round tecnico con gli sviluppatori senior.
Qui i candidati programmano dal vivo e risolvono piccoli problemi.
Per inciso, l’obiettivo non è quello di completare i compiti nel minor tempo possibile, ma di verificare se i candidati affrontano le soluzioni in modo creativo.
In altre parole, un piccolo centro di valutazione.
Chi ottiene un buon punteggio nella fase tecnica ha un secondo colloquio, di solito con uno dei fondatori, in cui vengono discussi i punti chiave più importanti del rapporto di lavoro.
Nell’ultima fase, il candidato prescelto ha un colloquio finale con uno dei fondatori tedeschi, che ruota essenzialmente intorno all’aspetto culturale, ossia alla domanda se il dipendente è adatto a inserirsi in un team di un’azienda europea.
In questo caso è necessario un istinto sicuro: non tutte le differenze culturali significano che non c’è possibilità di lavorare insieme.
Una volta definito il dipendente o il team di outsourcing, sono necessarie altre fasi importanti.
Queste si svolgono principalmente in azienda, presso la sede del cliente.
Se necessario, forniamo assistenza anche in questo caso.
Per citare solo alcuni punti importanti:

• Seleziona gli strumenti di comunicazione più adatti (chat, videoconferenze, app di comunicazione speciali come Slack, Teams) e decidi consapevolmente di usarli con costanza.
• Impostazione di un sistema di gestione dei ticket funzionante in uno strumento di gestione dei progetti per fornire i compiti al partner di outsourcing.
• Formulazione di linee guida per la programmazione e di linee guida per la documentazione.
  Una volta che questi standard comuni sono stati concordati, devono essere rispettati a lungo termine.
• Eventualmente creare sistemi di prova adatti a paesi terzi con database anonimizzati per lo sviluppo.
• Coaching culturale, se possibile da entrambe le parti.

In generale, se ti prepari con cura e disponi di processi strutturati e di una comunicazione chiara, nulla si oppone al successo dell’outsourcing IT!

Quali sono i problemi e le sfide tipiche dell’outsourcing IT in generale e quali sono le strategie di soluzione più adatte?

Da parte del fornitore di outsourcing, la sfida principale è quella di poter offrire costantemente personale altamente qualificato, culturalmente preparato e con forti capacità di comunicazione.
Ad esempio, se il partner
Se il partner non riesce a creare un ambiente di lavoro omogeneo o non ha un buon livello salariale, ci sarà inevitabilmente un forte turnover del personale e una perdita di competenze.
Ecco perché consiglio ai clienti che stanno valutando la possibilità di esternalizzare l’IT e che stanno esaminando vari fornitori di scoprire se gli sviluppatori della destinazione di esternalizzazione hanno un buon ambiente di lavoro.
Ci sono foto degli uffici in loco?
Il partner deve essere trasparente!
Infine, l’outsourcing può comportare alcuni rischi in termini di sicurezza e protezione dei dati.
Assicurati che il partner disponga di misure di sicurezza e protezione dei dati adeguate e integrali nei contratti.
Durante il processo di outsourcing possono sorgere altri problemi che possono compromettere il successo del progetto.
Una comunicazione inadeguata o non idonea è un problema comune.
Anche i requisiti e le aspettative non sono formulati in modo chiaro.
Questo spesso porta a malintesi e interpretazioni errate.
I clienti dovrebbero evitare che ciò accada stabilendo canali di comunicazione chiari, definendo chiaramente i requisiti e coinvolgendo i dipendenti nel team, ad esempio attraverso la loro regolare partecipazione a riunioni di routine come quelle settimanali o giornaliere.
In definitiva, però, tutte queste sfide possono essere risolte se il processo di outsourcing viene affrontato in modo strutturato e culturalmente sensibile fin dall’inizio e se non si gettano subito le difficoltà, ma si lavora insieme per trovare una soluzione.
Inoltre, ci consideriamo un partner affidabile al fianco dei nostri clienti durante il processo di outsourcing, che possono sempre ricorrere al nostro coaching e alla nostra consulenza culturale, se necessario.