Comment fonctionne l’externalisation informatique : cinq questions à Florian Apel, co-fondateur de BitKollegen GmbH et Omnics Technologies Pvt. Limited
Comment fonctionne l’externalisation informatique ?
En quoi consiste-t-elle et quels sont les défis à relever ?
De nombreuses entreprises qui ne se sont pas encore penchées sur l’externalisation informatique se posent des questions sur la mise en œuvre concrète.
Afin d’apporter un peu de lumière sur ce sujet et aussi de contrer les préjugés courants sur l’externalisation informatique dans une destination offshore, nous avons posé quelques questions à Florian Apel sur le sujet.
Florian est un spécialiste de l’externalisation informatique et co-fondateur de nos sociétés BitKollegen GmbH et Omnics Technologies Pvt. Limited.
Florian, depuis quand es-tu impliqué professionnellement dans l’externalisation informatique ?
Avec quelles destinations as-tu déjà travaillé ?
Quelles sont les différences que vous avez remarquées ?
J’ai commencé à utiliser activement l’externalisation informatique il y a environ 15 ans.
J’ai acquis de l’expérience à la fois dans le domaine offshore et nearshore.
J’ai notamment travaillé avec des prestataires de services et des freelances de Turquie, de Chine, du Vietnam, d’Amérique du Sud, d’Inde, de Pologne, de Roumanie et de Biélorussie.
Je n’ai pas encore d’expérience en Afrique, mais un nouveau marché passionnant est en train d’émerger et j’aimerais bien y jeter un coup d’œil.
De mon point de vue, il existe de nombreuses différences, dont je ne peux présenter qu’une partie.
D’une manière générale, on peut dire que les collaborateurs nearshore sont généralement plus proches de nous sur le plan culturel.
Comme la communication fonctionne mieux, l’onboarding est plus simple et le flux de travail est plus facile.
Les coûts dans le secteur nearshore sont toutefois de 30% à 50% plus élevés que dans le secteur offshore.
La langue est également un facteur très important.
Une bonne connaissance de l’anglais ou même de l’allemand est bien sûr d’abord propre à chaque employé.
Cependant, j’ai constaté que dans les différentes destinations d’externalisation, le niveau de langue moyen est parfois très élevé, parfois pas du tout.
D’après mon expérience, il est particulièrement difficile de maîtriser l’anglais en Amérique du Sud, ces pays se prêtant davantage à une externalisation vers l’Europe hispanophone ou lusophone.
En Inde, où nous travaillons actuellement avec BitKollegen et Omnics, l’anglais est même la langue officielle, et les audiences au tribunal ou la correspondance avec les autorités se font généralement en anglais.
La communication avec les employés indiens ne pose donc aucun problème linguistique.
Nombreux sont ceux qui objecteront peut-être : Mais l’accent !
Par expérience, je peux dire que l’on s’habitue à l’accent en quelques jours.
En outre, il existe bien sûr de nombreuses différences dans la communication et les méthodes de travail apprises.
Les pays asiatiques, par exemple, sont culturellement un peu moins engageants, ce qui peut entraîner des attentes différentes entre le client et l’outsourceur.
C’est d’ailleurs un point de départ important pour notre coaching culturel, qui est très important pour nous chez BitKollegen et Omnics, et qui devrait avoir lieu dès le début du processus d’externalisation.
Il est important d’y consacrer suffisamment de temps pour que l’externalisation soit un succès à long terme et ne reste pas un épiphénomène.
Nous recommandons également ce type de coaching à nos clients ou aux personnes de l’entreprise du client qui travailleront avec les nouveaux membres de leur équipe.
Quels sont les différents modèles d’externalisation ?
À quel type d’utilisation ou de projet l’externalisation informatique est-elle particulièrement adaptée ?
Dans le développement de logiciels basés sur le Web, je diviserais l’externalisation en deux catégories en fonction de sa complexité.
- Externalisation du développement frontal : je recommande cette option aux entreprises qui font leur première expérience de l’externalisation informatique.
La complexité est faible et l’intégration dans l’équipe existante en Allemagne est facile. - Externalisation du développement back-end et frontend : cette forme d’externalisation informatique est à mon avis très complexe et nécessite beaucoup de communication et de gestion de projet depuis l’Allemagne.
Je ne recommanderais cette option qu’aux entreprises qui ont déjà une expérience de l’externalisation informatique.
De quelles ressources ont besoin les entreprises qui envisagent d’externaliser leur informatique ?
C’est en effet la première et la plus importante question à se poser au début d’un processus d’externalisation : L’entreprise dispose-t-elle des ressources nécessaires pour coordonner le personnel d’externalisation et ses tâches dans le projet ?
En premier lieu, le client doit disposer de professionnels de l’informatique capables de coordonner le ou les projets de manière fiable et d’évaluer la qualité du travail effectué.
En outre, le client a besoin d’objectifs et d’exigences clairs et doit s’efforcer de communiquer clairement afin que le partenaire puisse répondre à ses attentes.
Là encore, nous aidons nos clients, en particulier ceux qui acquièrent une première expérience de l’externalisation informatique, grâce à notre offre de conseil.
Pour le développement frontal, la gestion de projet côté client en Allemagne peut aider à encadrer l’équipe d’externalisation.
Pour le développement back-end et frontal, je pense qu’il faut en plus, dans tous les cas, un développeur back-end côté client, doté d’un bon sens de la communication, dans l’équipe, qui est même parfois utilisé comme chef de projet.
Un Product Owner disposant de bonnes connaissances techniques peut également s’en charger le cas échéant.
Si un client a réservé des services d’externalisation informatique : Quelles sont les étapes habituelles du processus pour mettre en place une configuration appropriée ?
La première étape consiste bien sûr à disposer du personnel adéquat.
Soit nous avons déjà des professionnels compétents dans notre équipe, soit le poste est publié.
Lorsqu’une annonce est nécessaire, nous publions généralement une offre d’emploi sur plusieurs portails en ligne spécialisés dans le marché indien des professionnels de l’informatique.
En règle générale, entre 300 et 500 professionnels postulent actuellement pour un poste vacant chez nous.
Nous avons mis en place un processus de sélection en cinq étapes pour filtrer les candidatures.
Tout d’abord, nous utilisons l’IA pour filtrer les candidats qui possèdent les compétences requises.
Les candidats restants font l’objet d’un contrôle de cohérence, y compris d’une vérification approfondie de leurs antécédents.
En général, après cette étape, il reste environ 10% des candidats qui sont examinés manuellement par nos développeurs seniors locaux plus expérimentés.
Ensuite, il y a le premier tour technique des candidats avec les développeurs seniors.
Ici, les candidats programment en direct et résolvent des problèmes mineurs.
Il ne s’agit pas de traiter les tâches le plus rapidement possible, mais de vérifier si les candidats font preuve de créativité dans la recherche de solutions.
Un petit centre d’évaluation en somme.
Ceux qui ont réussi le tour technique ont un deuxième entretien, généralement avec l’un des fondateurs, au cours duquel sont abordés les principaux aspects de l’emploi.
Lors du dernier tour, le candidat favori passe un dernier entretien avec l’un des fondateurs allemands, qui porte essentiellement sur l’aspect culturel, c’est-à-dire sur la question de savoir si ce collaborateur est apte à s’intégrer dans une équipe d’une entreprise européenne.
Il faut faire preuve de tact, mais toute différence culturelle n’est pas forcément synonyme d’échec de la collaboration.
Une fois que le collaborateur ou l’équipe d’externalisation a été choisi, d’autres étapes importantes sont nécessaires.
Celles-ci se déroulent principalement en interne chez le client.
Là encore, nous pouvons vous aider si nécessaire.
Pour ne citer que quelques points importants :
- Choisir des outils de communication appropriés (chat, vidéoconférence, applications de communication spécifiques telles que Slack, Teams) et décider de les utiliser de manière cohérente.
- Mise en place d’une gestion de tickets fonctionnelle dans un outil de gestion de projet afin de fournir les tâches au partenaire d’externalisation.
- la formulation de directives de programmation et de documentation.
Une fois que vous vous êtes mis d’accord sur ces normes communes, il est important de les respecter à long terme. - Éventuellement, mise en place de systèmes de test adaptés aux pays tiers avec des bases de données anonymes pour le développement.
- Coaching culturel, si possible des deux côtés.
En règle générale, si vous vous préparez soigneusement, si vous avez des processus structurés et une communication claire, rien ne s’oppose à une externalisation informatique réussie !
Quels sont les problèmes et les défis typiques de l’externalisation informatique en général et quelles sont les stratégies de résolution appropriées ?
Pour le fournisseur de services d’externalisation, le principal défi consiste à proposer en permanence un personnel hautement qualifié, doté d’une bonne communication et d’une formation culturelle.
Si le partenaire ne parvient pas à
ne parvient pas à créer un environnement de travail homogène ou n’offre pas un bon niveau de salaire, il y aura inévitablement une forte rotation du personnel et une perte de savoir-faire.
C’est pourquoi je conseille aux clients qui étudient la possibilité d’externaliser l’informatique et qui examinent différents fournisseurs de s’informer également sur la qualité de l’environnement de travail des développeurs dans la destination d’externalisation.
Y a-t-il des photos des bureaux sur place ?
Sur ce point, le partenaire doit être transparent !
Enfin, certains risques liés à la sécurité et à la protection des données peuvent être associés à l’externalisation.
Assurez-vous que le partenaire dispose de mesures de sécurité et de protection des données appropriées et intégrez-les dans les contrats.
En cours d’externalisation, d’autres problèmes peuvent survenir et compromettre la réussite du projet.
Une communication insuffisante ou inadaptée est un problème courant.
Il en va de même pour les exigences et les attentes qui ne sont pas clairement formulées.
Cela conduit souvent à des malentendus et à des interprétations erronées.
Les clients doivent prévenir ce problème en établissant des canaux de communication clairs, en définissant clairement les exigences et en impliquant les employés dans l’équipe, par exemple en les faisant participer régulièrement à des réunions de routine comme le Weekly ou le Daily.
Mais en fin de compte, tous ces défis peuvent être résolus si l’on aborde le processus d’externalisation de manière structurée et sensible à la culture dès le début et si l’on ne jette pas immédiatement l’éponge en cas de difficultés, mais que l’on travaille ensemble à une solution.
Nous nous considérons comme un partenaire fiable aux côtés de notre client pendant le processus d’externalisation, qui peut toujours faire appel à nos services de coaching culturel et de conseil si nécessaire.
