Miten IT:n ulkoistaminen toimii: viisi kysymystä Florian Apelille, BitKollegen GmbH:n ja Omnics Technologies Pvt. Limitedin perustajajäsenelle.
Miten IT-alan ulkoistaminen oikeastaan toimii?
Mikä on tärkeää ja mitkä ovat haasteet?
Monilla yrityksillä, jotka eivät ole vielä olleet tekemisissä IT:n ulkoistamisen kanssa, on kysymyksiä varsinaiseen toteutukseen liittyen.
Kysyimme Florian Apelilta muutamia kysymyksiä aiheesta valottaaksemme asiaa ja vastataksemme yleisiin ennakkoluuloihin, jotka koskevat IT:n ulkoistamista offshore-kohteessa.
Florian on IT-ulkoistamisen asiantuntija ja yritystemme BitKollegen GmbH:n ja Omnics Technologies Pvt. Limitedin toinen perustaja.
Florian, kuinka kauan olet ollut ammatillisesti mukana IT-alan ulkoistamisessa?
Minkä kohteiden kanssa olet työskennellyt?
Mitä eroja olet huomannut?
Aloitin IT-alan ulkoistamisen aktiivisen käytön noin 15 vuotta sitten.
Sain kokemusta sekä offshore- että nearshore-alalta.
Olen työskennellyt muun muassa turkkilaisten, kiinalaisten, vietnamilaisten, eteläamerikkalaisten, intialaisten, puolalaisten, romanialaisten ja valkovenäläisten palveluntarjoajien ja freelancereiden kanssa.
Minulla ei ole vielä kokemusta Afrikasta, mutta siellä on syntymässä jännittävät uudet markkinat, joihin haluaisin myös tutustua.
Omasta näkökulmastani katsottuna siellä on paljon eroja, jotka voin nyt vain tiivistää.
Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että lähialueiden työntekijät ovat yleensä kulttuurisesti lähempänä meitä.
Tästä johtuen viestintä toimii paremmin, perehdyttäminen on helpompaa ja työn sujuvuuteen on helpompi päästä mukaan.
Kustannukset lähialueella ovat kuitenkin noin 30-50 prosenttia korkeammat kuin offshore-alueella.
Myös kieli on erittäin tärkeä tekijä.
Hyvä englannin tai jopa saksan kielen taito on tietysti ennen kaikkea työntekijän oma asia.
Kokemukseni mukaan keskimääräinen kielitaito eri ulkoistuskohteissa on kuitenkin joskus erittäin korkea ja joskus ei niin korkea.
Erityisen vaikeaa englannin kielen taidon kanssa on kokemukseni mukaan Etelä-Amerikassa; nämä maat soveltuvat paremmin ulkoistettavaksi espanjan- tai portugalinkieliseen Eurooppaan.
Intiassa, jossa toimimme tällä hetkellä BitColleaguesin ja Omnicsin kanssa, englanti on jopa virallinen kieli, ja tuomioistuinkäsittelyt ja kirjeenvaihto viranomaisten kanssa hoidetaan yleensä englanniksi.
Viestintä intialaisten työntekijöiden kanssa ei siis ole kieliongelma.
Monet saattavat nyt vastustaa: Mutta aksentti!
Omasta kokemuksestani voin kuitenkin sanoa, että aksenttiin tottuu muutamassa päivässä.
Lisäksi viestinnässä ja opituissa työskentelytavoissa on tietysti monia eroja.
Esimerkiksi Aasian maat ovat kulttuurisesti sitoutumattomampia, mikä voi johtaa erilaisiin odotuksiin asiakkaiden ja ulkoistavien työntekijöiden välillä.
Tämä on muuten tärkeä lähtökohta kulttuurivalmennuksellemme, joka on meille BitKollegenilla ja Omnicsilla erittäin tärkeää ja joka on toteutettava heti ulkoistamisprosessin alussa.
Siihen on ehdottomasti käytettävä riittävästi aikaa, jotta ulkoistaminen onnistuu pitkällä aikavälillä eikä jää hetkelliseksi.
Emme muuten tarjoa tällaista valmennusta ainoastaan ulkoistuskohteen työntekijöille valmistellaksemme heitä Euroopan tai Yhdysvaltojen markkinoihin, vaan suosittelemme sitä myös asiakkaillemme tai asiakkaan yrityksessä työskenteleville henkilöille, jotka työskentelevät tulevaisuudessa uusien tiimin jäsenten kanssa.
Mitä erilaisia ulkoistamismalleja on olemassa?
Mihin käyttötarkoituksiin tai minkä tyyppisiin hankkeisiin IT-ulkoistaminen soveltuu erityisen hyvin?
Verkkopohjaisen ohjelmistokehityksen osalta jakaisin ulkoistamisen kahteen luokkaan monimutkaisuuden mukaan.
- Front-end-kehityksen ulkoistaminen: Suosittelen tätä vaihtoehtoa yrityksille, jotka tekevät ensimmäisiä kokemuksia tietotekniikan ulkoistamisesta.
Monimutkaisuus on vähäistä, ja integrointi Saksassa jo toimivaan tiimiin on helppoa. - Backend- ja frontend-kehityksen ulkoistaminen: Mielestäni tämä tietotekniikan ulkoistamisen muoto on hyvin monimutkainen ja edellyttää Saksalta paljon viestintää ja projektinhallintaa.
Suosittelen tätä vaihtoehtoa vain yrityksille, joilla on jo kokemusta IT-alan ulkoistamisesta.
Mitä resursseja IT:n ulkoistamista harkitsevat yritykset tarvitsevat?
Tämä on itse asiassa ensimmäinen ja tärkein kysymys, joka sinun on kysyttävä itseltäsi ulkoistamisprosessin alussa: Onko yrityksellä tarvittavat resurssit koordinoida ulkoistettavia työntekijöitä ja heidän tehtäviään hankkeessa?
Ennen kaikkea asiakkaalla on oltava IT-asiantuntijoita, jotka pystyvät luotettavasti koordinoimaan hanketta (hankkeita) ja myös arvioimaan tehdyn työn laatua.
Lisäksi asiakas tarvitsee selkeät tavoitteet ja vaatimukset, ja hänen tulisi pyrkiä viestimään selkeästi, jotta myös kumppani voi täyttää odotukset.
Tässäkin asiassa tuemme asiakkaitamme, erityisesti niitä, jotka hankkivat ensimmäisiä kokemuksia IT:n ulkoistamisesta, konsultointipalveluillamme.
Kun kyseessä on front-end-kehitys, myös asiakkaan puolelta Saksasta käsin tapahtuva projektinhallinta voi tukea ulkoistustiimiä.
Mielestäni back-end- ja front-end-kehitys edellyttää aina, että tiimissä on lisäksi asiakaspuolella vahvoja viestintätaitoja omaava back-end-kehittäjä, joka joskus jopa toimii projektipäällikkönä.
Tähän voi kuitenkin pystyä myös tuoteomistaja, jolla on hyvä tekninen ymmärrys.
Kun asiakas on varannut IT-ulkoistuspalveluja: Mitkä ovat tavanomaiset prosessin vaiheet sopivan kokoonpanon luomiseksi?
Ensimmäinen askel on tietenkin se, että käytettävissä on sopivaa henkilökuntaa.
Joko meillä on jo tiimissämme sopivia asiantuntijoita, tai sitten paikka ilmoitetaan avoimeksi.
Jos tarvitaan ilmoitusta, julkaisemme yleensä työpaikkailmoituksen useissa verkkoportaaleissa, jotka ovat erikoistuneet Intian IT-alan ammattilaisten markkinoihin.
Tyypillisesti 300-500 ammattilaista hakee meille avoinna olevaa paikkaa.
Olemme ottaneet käyttöön viisivaiheisen valintaprosessin hakemusten seulomista varten.
Ensin käytämme tekoälyä suodattaaksemme pois ne hakijat, joilla on vaaditut taidot.
Jäljelle jäävät hakijat tarkistetaan johdonmukaisuuden vuoksi, mukaan lukien laaja taustatarkastus.
Tämän vaiheen jälkeen jäljelle jää tyypillisesti noin 10 % hakijoista, jotka kokeneemmat paikalliset vanhemmat kehittäjämme seulovat manuaalisesti.
Sitten on ensimmäinen tekninen hakijakierros vanhempien kehittäjien kanssa.
Täällä hakijat ohjelmoivat livenä ja ratkaisevat pieniä ongelmia.
Tavoitteena ei muuten ole suorittaa tehtäviä mahdollisimman nopeasti, vaan tarkistaa, lähestyvätkö hakijat ratkaisuja luovasti.
Toisin sanoen kyseessä on pieni arviointikeskus.
Ne, jotka saavat hyvät pisteet teknisellä kierroksella, käyvät toisessa haastattelussa, yleensä yhden perustajista kanssa, jossa keskustellaan työsuhteen tärkeimmistä avainkohdista.
Viimeisellä kierroksella suosikkihakijalle järjestetään viimeinen haastattelu yhden saksalaisen perustajan kanssa, jossa keskitytään lähinnä kulttuurinäkökulmaan eli siihen, sopiiko kyseinen työntekijä eurooppalaisen yrityksen tiimiin.
Tässä tarvitaan varmaa vaistoa, eivätkä kaikki kulttuurierot merkitse sitä, ettei yhteistyöhön ole mahdollisuuksia.
Kun työntekijä tai ulkoistettu tiimi on saatu valmiiksi, tarvitaan muita tärkeitä vaiheita.
Nämä tapahtuvat pääasiassa asiakkaan tiloissa.
Tarvittaessa tarjoamme myös tässä tukea.
Mainitakseni vain muutamia tärkeitä kohtia:
- Valitse sopivat viestintävälineet (chat, videoneuvottelut, erityiset viestintäsovellukset, kuten Slack ja Teams) ja tee tietoinen päätös käyttää niitä johdonmukaisesti.
- Toimivan tikettienhallintajärjestelmän perustaminen projektinhallintatyökaluun ulkoistuskumppanin tehtävien toimittamiseksi.
- Ohjelmointi- ja dokumentointiohjeiden laatiminen.
Kun tällaisista yhteisistä standardeista on sovittu, niitä olisi noudatettava pitkällä aikavälillä. - Mahdollisesti perustetaan kolmansille maille soveltuvia testijärjestelmiä, joissa on nimettömiä tietokantoja kehittämistä varten.
- Kulttuurivalmennus, jos mahdollista molemmin puolin.
Yleisesti ottaen, jos valmistaudut huolellisesti ja sinulla on käytössäsi jäsennellyt prosessit ja selkeä viestintä, mikään ei ole esteenä onnistuneelle IT-ulkoistamiselle!
Mitkä ovat tyypillisiä ongelmia ja haasteita tietotekniikan ulkoistamisessa yleensä ja mitkä ratkaisustrategiat ovat sopivia?
Ulkoistavan palveluntarjoajan suurin haaste on pystyä tarjoamaan jatkuvasti korkeasti koulutettua, kulttuurisesti koulutettua henkilöstöä, jolla on vahvat viestintätaidot.
Jos esimerkiksi kumppani
kumppani ei onnistu luomaan homogeenista työympäristöä tai sen palkkataso ei ole hyvä, henkilöstön vaihtuvuus ja osaamisen menetys on väistämättä suurta.
Siksi neuvon asiakkaita, jotka tutkivat IT:n ulkoistamisen mahdollisuutta ja tarkastelevat eri palveluntarjoajia, selvittämään, onko ulkoistuskohteen kehittäjillä hyvä työympäristö.
Onko paikan päällä kuvia toimistoista?
Yhteistyökumppanin pitäisi olla tässä asiassa avoin!
Ulkoistamiseen voi myös liittyä tiettyjä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä riskejä.
Varmista, että kumppanilla on käytössään asianmukaiset turvallisuus- ja tietosuojatoimenpiteet, ja sisällytä ne sopimuksiin.
Ulkoistamisprosessin aikana voi ilmetä muitakin ongelmia, jotka voivat vaarantaa hankkeen onnistumisen.
Riittämätön tai sopimaton viestintä on yleinen ongelma.
Samoin ovat vaatimukset ja odotukset, joita ei ole muotoiltu selkeästi.
Tämä johtaa usein väärinkäsityksiin ja väärintulkintoihin.
Asiakkaiden tulisi estää tämä luomalla selkeät viestintäkanavat, määrittelemällä vaatimukset selkeästi ja ottamalla työntekijät mukaan tiimiin esimerkiksi osallistumalla säännöllisesti rutiinikokouksiin, kuten viikoittaisiin tai päivittäisiin kokouksiin.
Viime kädessä kaikki nämä haasteet voidaan kuitenkin ratkaista, jos ulkoistamisprosessiin suhtaudutaan alusta alkaen jäsennellysti ja kulttuurisensitiivisesti ja jos vaikeuksia ei heitetä heti pyyhkeen kehään, vaan pyritään yhdessä löytämään ratkaisu.
Näemme itsemme myös luotettavana kumppanina asiakkaidemme rinnalla ulkoistamisprosessin aikana, joka voi aina tarvittaessa turvautua kulttuurivalmennukseen ja konsultointiin.
