Kustannusten hallinta: keskeinen tekijä IT-hankkeiden hallinnassa

Tietotekniikka-alalla jatkuvasti muuttuvat suuntaukset ja innovaatiot määräävät erittäin monimutkaisen ”päivittäisen liiketoiminnan”.
Yksi IT-projektinhallinnan suurimmista haasteista onkin kustannustenhallinta, joka on olennainen väline projektimenojen tehokkaassa suunnittelussa ja valvonnassa.

Kustannusten hallinta 3 vaiheessa

1. Ensinnäkin on laadittava talousarvio.
   Tämä edellyttää kaikkien tietotekniikkahankkeeseen liittyvien odotettavissa olevien kustannusten tarkkaa analysointia.
   Tähän sisältyvät palkat, ohjelmistolisenssit, laitteistot, koulutus, konsultointi ja kaikki muut hankkeen onnistumisen kannalta välttämättömät kulut.
   On tärkeää laatia tarkat arviot näistä kuluista.
   Vain näin voidaan luoda vankka perusta kustannusten hallinnalle.
2. Kun budjetti on määritetty, seuraa kustannusarvio.
   Jotta kustannusarvio olisi mahdollisimman tarkka, sen on perustuttava mahdollisimman luotettaviin tietoihin ja analyyseihin.
   Tässä voidaan käyttää erilaisia tekniikoita, kuten parametrista arviointia, jossa todennäköisten kustannusten määrittämiseen käytetään tilastollisia menetelmiä.
   Bottom-up-arvioinnissa puolestaan analysoidaan ja lasketaan yhteen kunkin yksittäisen työpaketin kustannukset yksityiskohtaisesti.
3. Hankkeiden menoja tarkastellaan ja seurataan säännöllisesti osana kustannusseurantaa.
   Näin varmistetaan, että ne pysyvät budjetissa.
   Tätä tuetaan usein projektinhallintaohjelmistolla, joka seuraa ja valvoo kaikkia menoja reaaliajassa.

Kustannusten hallintaan liittyvät haasteet

Mutta vaikka suunnittelu- ja valvontamekanismit olisivat parhaita, odottamattomia kustannuksia voi syntyä.
Siksi on tärkeää, että kehität riskienhallintastrategian, jossa otetaan huomioon odottamattomat kustannukset.
Integroi esimerkiksi varauksen luominen odottamattomia kustannuksia varten tai riskinhallintatoimien sisällyttäminen hankesuunnitelmaan.
Toinen erityinen haaste IT-projektinhallinnan kustannusten hallinnassa ovat erilaiset ”pehmeät kustannukset”, joita ei voida suoraan määrittää määrällisesti.
Esimerkkeinä voidaan mainita uusien työntekijöiden koulutuskustannukset, viivästysten vaikutus tuottavuuteen tai virheiden korjaamisesta aiheutuvat kustannukset.
Myös näitä kustannuksia on pidettävä silmällä ja ne on sisällytettävä kustannustenhallintastrategiaan.

Kustannustenhallinta on avainasemassa IT-hankkeiden hallinnassa.

Tehokas budjetointi, realistinen kustannusarvio, luotettava kustannusten seuranta ja tehokas riskinhallinta ovat edellytyksiä sille, että hankkeet saavuttavat tavoitteensa ylittämättä asetettua budjettia.
Tehokas kustannustenhallinta tarjoaa tällöin mahdollisuuden tunnistaa säästöjä ja siten lisätä hankkeen kannattavuutta.
Yhteenvetona voidaan todeta, että kustannustenhallinta tietotekniikkahankkeiden hallinnassa on monimutkaista mutta välttämätöntä.
Se edellyttää huolellista suunnittelua, säännöllistä tarkastelua ja valvontaa sekä kykyä reagoida odottamattomiin tapahtumiin.
Kun kustannustenhallinta ymmärretään hyvin ja käytetään asianmukaisia välineitä ja tekniikoita, mikä tahansa tietotekniikkahanke voi onnistua.