Tehokas viestintä: avain menestykseen globaaleissa IT-ulkoistustiimeissä.

Globalisaation lisääntyessä myös yritysten tietotekniikkavaatimukset kasvavat – ja entistä tehokkaammille vaihtoehdoille on kysyntää.
Yhä useammat yritykset valitsevat tietotekniikan ulkoistamisen etsiessään pitkäaikaista ratkaisua liiketoiminnan kestävään ja menestyksekkääseen kehittämiseen.
Tämä on kiteytynyt jo pitkään: Selkeä viestintä on olennaisen tärkeää, jotta kansainvälisen yhteistyön monet edut voidaan hyödyntää täysimääräisesti.
Mutta miten yritykset voivat varmistaa tämän tietotekniikan ulkoistamisessa?

Tietotekniikan ulkoistaminen: mahdollisuudet ja haasteet

Kun yritykset ulkoistavat IT-toimintonsa (osittain) ulkopuolisille IT-palveluntarjoajille, ne saavat käyttöönsä maailmanlaajuisen osaajaverkoston.
Ne hyötyvät asiantuntemuksen ja resurssien valtavasta lisääntymisestä ja voivat puolestaan keskittyä täysin ydinosaamiseensa.
Kun korkeasti koulutetut tiimit huolehtivat kaikista IT-vaatimuksista, yritys voi esimerkiksi nopeuttaa merkittävästi tuotteiden ja palvelujen markkinoille saattamista.
Kansainväliseen yhteistyöhön eri puolilla maailmaa liittyy tietenkin myös haasteita: erityisesti selkeää viestintää vaikeuttavat mahdolliset kulttuurierot, erilaiset aikavyöhykkeet ja kielimuurit.
Sujuva ja tehokas viestintä on kuitenkin avain tehokkaaseen IT-ulkoistamiseen.
Missä määrin yritykset voivat edistää tätä?

1. kulttuurinen herkkyys viestinnässä

Maailmanlaajuisten IT-ulkoistustyöryhmien onnistuneen viestinnän keskeinen tekijä on kulttuurierojen huomioon ottaminen.
Maailman eri alueilla on vakiintunut erilaisia viestintätyylejä, hierarkioita ja sosiaalisia odotuksia.
Vain ne, jotka ovat tietoisia näistä ja toimivat kulttuurisesti herkästi, voivat välttää väärinkäsityksiä ja siten edistää merkittävästi tehokasta yhteistyötä.
Haasteena on luoda yrityskulttuuri, jossa arvostetaan ja kunnioitetaan monimuotoisuutta.
Säännöllinen koulutus ja tietoisuusohjelmat voivat lisätä tiimin jäsenten tietoisuutta kulttuurisista vivahteista.
Näin he voivat kommunikoida mielekkäästi ja tehokkaasti toistensa kanssa.

2. ajanhallinta ja tietotekniikan ulkoistaminen

Toinen kriittinen tekijä globaaleissa IT-ulkoistustiimeissä on ajanhallinta.
Jos tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä, kokousten ja työnkulkujen koordinointi on hyvin monimutkainen tehtävä.
Selkeät aikataulut voivat luoda hyödyllisen rakenteen, jossa otetaan huomioon myös kaikkien tiimin jäsenten saatavuus.
Aikavyöhykkeiden hallintaan tarkoitettujen työkalujen käyttö ja selkeiden ohjeiden määrittely kyselyjen ja tehtävien nopeaa käsittelyä varten ovat osoittautuneet hyödyllisiksi.
Jotta viestintä toimisi tehokkaasti, jokaisen tiimin jäsenen on myös oltava tietoinen siitä, miten hänen työnsä integroituu kokonaisprosessiin – fyysisestä etäisyydestä ja erilaisista työajoista riippumatta.

3. kielellinen tarkkuus ja selkeys

Oikeiden sanojen valinta on myös ratkaisevan tärkeää tehokkaan viestinnän kannalta maailmanlaajuisissa IT-ulkoistustiimeissä.
Kielellisten vivahteiden ja kulttuurierojen huomiotta jättäminen voi johtaa väärinkäsityksiin, jotka voivat pahimmassa tapauksessa vaikuttaa tiimin tuottavuuteen ja vaarantaa koko projektin.
Selkeiden viestintäohjeiden laatiminen varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät hyvin kieltä, jolla kommunikoidaan.
Kielimuurien voittamiseksi suositellaan esimerkiksi käännöstyökaluja.
Vielä parempi olisi monikielisten asiantuntijoiden integroiminen tiimiin.
Joka tapauksessa kyse on aina selkeistä viesteistä.

Päätelmä

Jos globaalien IT-ulkoistustyöryhmien halutaan hyödyntävän koko potentiaalinsa, tehokas viestintä on avain menestykseen.
Tämä perustuu useisiin perustekijöihin: kulttuurierojen tunnistaminen ja herkkä käsittely, tehokas ajanhallinta yli kansallisten rajojen ja maanosien sekä selkeä kieliviestintä ovat olennaisen tärkeitä.
Jos tämä onnistuu, yritykset voivat nostaa tietotekniikan suorituskykynsä uudelle tasolle pitkällä aikavälillä.