La gestión de costes: un factor clave en la gestión de proyectos informáticos
En el sector de las TI, las tendencias y las innovaciones, en constante cambio, determinan el «día a día», de gran complejidad.
Por ello, uno de los mayores retos de la gestión de proyectos de TI es la gestión de costes como herramienta esencial para la planificación y el control eficaces de los gastos del proyecto.
Gestión de costes en 3 pasos
- En primer lugar, hay que elaborar un presupuesto.
Esto requiere un análisis preciso de todos los gastos previstos asociados al proyecto informático.
Esto incluye salarios, licencias de software, hardware, formación, consultoría y todos los demás gastos necesarios para el éxito del proyecto.
Es esencial crear estimaciones precisas de estos gastos.
Sólo así se puede crear una base sólida para la gestión de costes. - Una vez determinado el presupuesto, sigue la estimación de costes.
Para obtener la máxima precisión, ésta debe basarse en los datos y análisis más sólidos posibles.
Aquí se pueden utilizar varias técnicas, como la estimación paramétrica, en la que se emplean métodos estadísticos para determinar los costes probables.
En cambio, la estimación ascendente consiste en analizar y sumar detalladamente los costes de cada paquete de trabajo. - Los gastos de los proyectos se revisan y controlan periódicamente como parte del seguimiento de costes.
Así se garantiza que se ajustan al presupuesto.
A menudo esto se apoya en un software de gestión de proyectos que rastrea y supervisa todos los gastos en tiempo real.
Desafíos en la gestión de costes
Pero incluso con los mejores mecanismos de planificación y control, pueden producirse gastos imprevistos.
Por eso es esencial que desarrolles una estrategia de gestión de riesgos que tenga en cuenta los gastos imprevistos.
Por ejemplo, integra la creación de una reserva para gastos imprevistos o la inclusión de actividades de gestión de riesgos en el plan del proyecto.
Otro reto particular de la gestión de costes en la gestión de proyectos de TI son los diversos «costes blandos» que no pueden cuantificarse directamente.
Algunos ejemplos son el coste de formar a nuevos empleados, el impacto de los retrasos en la productividad o el coste de rectificar errores.
También tienes que vigilar estos costes e incluirlos en la estrategia de gestión de costes.
La gestión de costes desempeña un papel clave en la gestión de proyectos informáticos
Para que los proyectos alcancen sus objetivos sin sobrepasar el presupuesto establecido, se requiere una presupuestación eficaz, una estimación realista de los costes, un seguimiento fiable de los costes y una gestión eficaz de los riesgos.
Una gestión eficaz de los costes ofrece entonces la oportunidad de identificar ahorros y aumentar así la rentabilidad del proyecto.
En resumen: la gestión de costes en la gestión de proyectos informáticos es compleja pero esencial.
Requiere una planificación cuidadosa, una revisión y un control periódicos, y la capacidad de reaccionar ante acontecimientos inesperados.
Con una sólida comprensión de la gestión de costes y el uso de las herramientas y técnicas adecuadas, cualquier proyecto informático puede convertirse en un éxito.
