Cómo funciona la externalización informática: cinco preguntas a Florian Apel, cofundador de BitKollegen GmbH y Omnics Technologies Pvt. Limited
¿Cómo funciona realmente la externalización informática?
¿Qué es importante y cuáles son los retos?
Muchas empresas que aún no han recurrido a la externalización informática tienen dudas sobre la aplicación real.
Hemos planteado a Florian Apel algunas preguntas sobre el tema para arrojar algo de luz al respecto y contrarrestar los prejuicios habituales sobre la externalización de TI en un destino deslocalizado.
Florian es especialista en externalización informática y cofundador de nuestras empresas BitKollegen GmbH y Omnics Technologies Pvt. Limited.
Florian, ¿cuánto tiempo llevas dedicándote profesionalmente a la externalización informática?
¿Con qué destinos has trabajado?
¿Qué diferencias has observado?
Empecé a utilizar activamente la externalización de TI hace unos 15 años.
Pude adquirir experiencia tanto en el sector offshore como en el nearshore.
Entre otros, he trabajado con proveedores de servicios y autónomos de Turquía, China, Vietnam, Sudamérica, India, Polonia, Rumanía y Bielorrusia.
Todavía no tengo experiencia en África, pero allí está surgiendo un nuevo mercado apasionante al que también me gustaría echar un vistazo.
Desde mi punto de vista, hay muchas diferencias, que ahora sólo puedo resumir.
En general, se puede decir que los empleados nearshore suelen estar culturalmente más cerca de nosotros.
Por eso, la comunicación funciona mejor, la incorporación es más sencilla y es más fácil entrar en el flujo de trabajo.
Sin embargo, los costes en el área nearshore son entre un 30% y un 50% más elevados que en el área offshore.
El idioma también es un factor muy importante.
Un buen dominio del inglés o incluso del alemán es, por supuesto, ante todo individual del trabajador.
Sin embargo, según mi experiencia, el nivel medio de idiomas en los distintos destinos de externalización es a veces muy alto y a veces no tanto.
Según mi experiencia, en Sudamérica es especialmente difícil con los conocimientos de inglés; estos países son más adecuados para la externalización a la Europa de habla española o portuguesa.
En la India, donde trabajamos actualmente con BitColleagues y Omnics, el inglés es incluso la lengua oficial, y las vistas judiciales y la correspondencia con las autoridades suelen realizarse en inglés.
Por tanto, la comunicación con los empleados de la India no supone ningún problema en cuanto al idioma.
Mucha gente puede objetar ahora: ¡Pero el acento!
Por mi propia experiencia, puedo decir que te acostumbras al acento en pocos días.
Además, hay, por supuesto, una serie de diferencias en la comunicación y formas de trabajar aprendidas.
Los países asiáticos, por ejemplo, son culturalmente más poco comprometidos, lo que puede dar lugar a expectativas diferentes entre los clientes y los empleados de la externalización.
Por cierto, este es un punto de partida importante para nuestro coaching cultural, que es muy importante para nosotros en BitKollegen y Omnics, y que debería tener lugar justo al principio del proceso de externalización.
Definitivamente, hay que invertir tiempo suficiente en ello para garantizar que la externalización sea un éxito a largo plazo y no se quede en agua de borrajas.
Por cierto, no sólo proporcionamos este tipo de formación a los empleados del destino de la externalización para prepararlos para el mercado europeo o estadounidense, sino que también lo recomendamos a nuestros clientes o a las personas de la empresa del cliente que trabajarán con los nuevos miembros de su equipo en el futuro.
¿Qué modelos de externalización existen?
¿Para qué uso o qué tipo de proyecto es especialmente adecuada la externalización informática?
En el desarrollo de software basado en web, yo dividiría la subcontratación en dos categorías en términos de complejidad.
- Externalizar el desarrollo front-end: recomiendo esta opción a las empresas que están haciendo sus primeras experiencias con la externalización informática.
La complejidad es baja y la integración en el equipo existente en Alemania es sencilla. - Externalizar el desarrollo backend y frontend: En mi opinión, esta forma de externalización informática es muy compleja y requiere mucha comunicación y gestión de proyectos por parte de Alemania.
Sólo recomendaría esta opción a empresas que ya tengan experiencia con la externalización informática.
¿Qué recursos necesitan las empresas que se plantean la externalización informática?
En realidad, ésta es la primera y más importante pregunta que hay que hacerse al inicio de un proceso de externalización: ¿Dispone la empresa de los recursos necesarios para coordinar a los empleados de la externalización y sus tareas en el proyecto?
Ante todo, el cliente debe contar con expertos en TI que puedan coordinar de forma fiable el proyecto o proyectos y también evaluar la calidad del trabajo realizado.
Además, el cliente necesita objetivos y requisitos claros y debe esforzarse por comunicarlos con claridad para que el socio también pueda cumplir las expectativas.
También en este caso, apoyamos a nuestros clientes, especialmente a los que están adquiriendo su primera experiencia con la externalización informática, con nuestros servicios de consultoría.
Para el desarrollo front-end, la gestión de proyectos por parte del cliente desde Alemania también puede apoyar al equipo de externalización.
En mi opinión, el desarrollo back-end y front-end siempre requiere un desarrollador back-end adicional con grandes habilidades de comunicación del lado del cliente en el equipo, que a veces incluso se despliega como gestor de proyectos.
Sin embargo, también puede hacerlo un propietario del producto con buenos conocimientos técnicos.
Cuando un cliente ha contratado servicios de externalización informática: ¿Cuáles son los pasos habituales del proceso para establecer una configuración adecuada?
El primer paso, por supuesto, es disponer del personal adecuado.
O bien ya tenemos especialistas adecuados en nuestro equipo, o bien el puesto se anuncia.
Si es necesario un anuncio, solemos publicar un anuncio de trabajo en varios portales online especializados en el mercado indio de profesionales de TI.
Normalmente, entre 300 y 500 profesionales solicitan un puesto vacante con nosotros.
Hemos establecido un proceso de selección de cinco etapas para filtrar las solicitudes.
En primer lugar, utilizamos la ayuda de la IA para filtrar a los candidatos que tienen las aptitudes requeridas.
Se comprueba la coherencia de los candidatos restantes, incluida una exhaustiva verificación de antecedentes.
Normalmente, tras este paso queda alrededor de un 10% de solicitantes, que son examinados manualmente por nuestros desarrolladores senior locales más experimentados.
A continuación, tiene lugar la primera ronda de candidatos técnicos con los desarrolladores senior.
Aquí, los candidatos programan en directo y resuelven pequeños problemas.
Por cierto, el objetivo no es completar las tareas lo más rápidamente posible, sino comprobar si los candidatos abordan las soluciones de forma creativa.
En otras palabras, un pequeño centro de evaluación.
Los que obtienen una buena puntuación en la ronda técnica tienen una segunda entrevista, normalmente con uno de los fundadores, en la que se discuten los puntos clave más importantes de la relación laboral.
En la última ronda, el candidato favorecido tiene una entrevista final con uno de los fundadores de Alemania, que gira esencialmente en torno al aspecto cultural, es decir, la cuestión de si este empleado es adecuado para encajar en un equipo de una empresa europea.
Aquí se requiere un instinto seguro, y no todas las diferencias culturales significan que no haya posibilidades de trabajar juntos.
Una vez elegido el empleado o el equipo subcontratado, hay que dar otros pasos importantes.
Estos tienen lugar principalmente en las instalaciones del cliente.
Si es necesario, también ofrecemos apoyo en este punto.
Por nombrar sólo algunos puntos importantes:
- Selecciona herramientas de comunicación adecuadas (chat, videoconferencia, apps especiales de comunicación como Slack, Teams) y toma la decisión consciente de utilizarlas de forma coherente.
- Establecer un sistema de gestión de tickets que funcione en una herramienta de gestión de proyectos para proporcionar las tareas al socio subcontratado.
- Formulación de directrices de programación y directrices para la documentación.
Una vez acordadas estas normas comunes, deben respetarse a largo plazo. - Posiblemente establecer sistemas de prueba adecuados para terceros países con bases de datos anonimizadas para su desarrollo.
- Coaching cultural, si es posible por ambas partes.
En general, si te preparas con cuidado y cuentas con procesos estructurados y una comunicación clara, ¡nada se interpone en el camino de una externalización informática exitosa!
¿Cuáles son los problemas y retos típicos de la externalización informática en general y qué estrategias de solución son adecuadas?
Por parte del proveedor de subcontratación, el principal reto es poder ofrecer constantemente personal altamente cualificado, culturalmente formado y con grandes habilidades de comunicación.
Por ejemplo, si el socio
Si el socio no consigue crear un entorno de trabajo homogéneo o no tiene un buen nivel salarial, inevitablemente habrá mucha rotación de personal y pérdida de experiencia.
Por eso aconsejo a los clientes que están estudiando la posibilidad de subcontratar TI y buscan entre varios proveedores que averigüen si los desarrolladores del destino de la subcontratación tienen un buen ambiente de trabajo.
¿Hay fotos de las oficinas in situ?
El socio debe ser transparente en este aspecto.
Por último, la externalización también puede entrañar ciertos riesgos en materia de seguridad y protección de datos.
Asegúrate de que el socio dispone de medidas adecuadas de seguridad y protección de datos, e intégralas en los contratos.
Durante el proceso de externalización pueden surgir otros problemas que pueden poner en peligro el éxito del proyecto.
La comunicación inadecuada o inapropiada es un problema común.
También lo son los requisitos y expectativas que no se formulan con claridad.
Esto suele dar lugar a malentendidos y malas interpretaciones.
Los clientes deben evitarlo estableciendo canales de comunicación claros, definiendo claramente los requisitos e implicando a los empleados en el equipo, por ejemplo mediante su participación regular en reuniones rutinarias como la semanal o la diaria.
En última instancia, sin embargo, todos estos retos pueden resolverse si el proceso de externalización se aborda desde el principio de forma estructurada y con sensibilidad cultural, y si no se tira la toalla enseguida ante las dificultades, sino que se trabaja conjuntamente para encontrar una solución.
También nos consideramos un socio fiable al lado de nuestros clientes durante el proceso de externalización en curso, que siempre puede recurrir a nuestro asesoramiento y consultoría cultural si es necesario.
